Paperin säilytysvinkkejä: Asiakirjojen pitäminen järjestyksessä ja turvassa

Tuntuuko sinusta siltä, että paperitonnia ja tonneja hyökkäävät sinuun? Jokaisessa talon tai toimiston kulmassa kohtaat paperiin liittyviä asioita. Työpöytäsi on täynnä laskuja, kuitteja ja muita tärkeitä asiakirjoja. Kirjahyllystä löydät tiliotteet ja raporttikortit viimeiseltä lukukaudelta. Älkäämme menkö keittiöön ja luolaan.

Asiakirjojen kertymistä ei voi koskaan ennakoida. Kaikki alkaa yhdestä asiakirjasta ja yhtäkkiä hukkut satoihin, ellei tuhansiin. Tilanne voi olla varsin ylivoimainen. Siksi World Wide Menusin tiimi tarjoaa tässä artikkelissa muutamia vinkkejä, joista voi olla hyötyä.

Jos haluat tyhjentää paperiviidakon lopullisesti, noudata alla olevia vinkkejä.

Lajittelu

Ennen kuin sukeltaamme mihinkään paperin säilytysvinkkeihin ja -vinkkeihin, ensimmäinen toimenpide, joka sinun tulee tehdä, on lajittelu. Kulje ympäri taloa ja kerää kaikki löytämäsi asiakirjat ja paperinauhat. Muista tarkistaa ullakolla tai kellarissa olevat arkistokaapit.

Kun sinulla on kaikki asiakirjat mukanasi, valitse, mitkä asiakirjat haluat säilyttää ja mitkä asiakirjat on hävitettävä.

Silppuaminen

Kun teet lajittelua, huomaat, että sinulla on henkilökohtaisia asiakirjoja, jotka eivät ole enää merkityksellisiä. Ne voivat olla vuokrasopimuksia edellisestä asunnostasi, kirje pankistasi tai maksutiliote yliopistolta. Vaikka saatat haluta heittää nämä asiakirjat ulos, siitä tulee haaste, koska ne sisältävät henkilökohtaisia tietoja. Se voi olla puhelinnumeron, osoitteen tai sosiaaliturvatunnuksen muodossa.

Suojaa yksityisyyttäsi investoimalla silppuriin. Sinun ei tarvitse ostaa kaupallista ja kallista vaihtoehtoa. Alan kilpailullisen luonteen ansiosta löydät pienen ja tehokkaan vaihtoehdon kotikäyttöön. Silppuamalla vähennät myös mahdollisuutta, että henkilötietosi joutuvat vääriin käsiin.

Käsittele ja toteuta arkistointijärjestelmä

Kun asiakirjat sisältävät vaihtelevia tietoja vakuutuksistasi, terveydestäsi, verotuksestasi ja perheenjäsenistäsi, sinulla on oltava järjestelmä, jonka avulla voit paitsi tallentaa, myös käyttää niitä helposti tarvittaessa.

Pitääkö sinun keksiä uusi arkistointijärjestelmä? Nerokkaat mielet ovat jo tehneet sen puolestasi aiemmin. Sinun tarvitsee vain etsiä se ja valita ihanteellinen. Älä keksi pyörää uudelleen.

Jos mietit, missä nämä asiakirjat säilytetään, vastaus on aivan edessäsi. Niille kiinteistönomistajille, joilla on avoimet pöytälaatikot ja metallikiskot, se on avoin ja suljettu kotelo. Jos sinulla on kaappitilaa, sijoita kannettaviin arkistolokeroihin.

Jotta voit tehdä tämän, sinun on ensin tallennettava asiakirjat eri luokkiin. Tässä on laatua ja kestävyyttärengaskansioita World Wide Menusista tulee sisään. Synteettisistä nahkapäällisistä satulannahkaisiin, meillä on rengaskansio juuri sinua varten. Olemme ykköstoimittaja Isossa-Britanniassa ja kaikkialla Euroopassa ja voimme räätälöidä tai brändätä rengaskansiomme makusi ja mieltymystesi mukaan.

Arvokkaat valokuvasi

Saatat olla järkyttynyt kuviesi määrästä, joka kattaa useita sukupolvia. Tulet myös hämmästymään siitä, kuinka paljon tilaa hajallaan olevat valokuvat voivat viedä. Pitääksesi nämä muistot parhaassa kunnossa, harkitse niiden lisäämistä albumiin.

Jos haluat antaa heille oikein uuden elämän, harkitse niiden kehystämistä ja ripustamista luolaan.

Lukea:Mitä voit laittaa rengaskansioihin

Missä ja miten asiakirjoja säilytetään

Tämä on tärkeä asia, jota monet eivät ajattele. Laitatko asiakirjasi laatikkoon ja laitatko ne ullakon nurkkaan? Vai arkistoitko ne aakkosjärjestyksessä kotitoimistohuoneen arkistokaappiin?

Tähän ei ole suoraa vastausta. Nämä World Wide Menusin tiimin vinkit voivat kuitenkin auttaa sinua tekemään päätöksen:

• Kuinka tärkeä asiakirja on?
• Pitääkö se hakea usein?
• Onko huone, johon haluat säilyttää asiakirjoja, vapaa vedestä, jyrsijöistä ja lämmöstä?

Harkitse kuitenkin seuraavia vaihtoehtoja:

• Muovinen roskakori. Halpa ratkaisu asiakirjoille, joiden prioriteetti on alhainen.
• Arkistokaappi. Markkinoilla on useita kaappityylejä tulenkestävästä vedenkestävään ruostumattomaan teräkseen. Valitse tarpeitasi ja budjettiasi vastaava.
• Pankkiirin laatikko. Se on pahvilaatikko, joka sopii tiedostoille ja kansioihin. Vaihtoehto on edullinen, tukeva ja tarjoaa helpon ratkaisun säilytysongelmaasi.
• Kodin turvallinen. Turvallinen tapa säilyttää tärkeitä asiakirjoja, kuten passeja, syntymätodistuksia ja arvoasiakirjoja.

Mene paperittomaksi

Oletko harkinnut paperittomaksi siirtymistä? Vaikka se ei ehkä ole ratkaisu jokaiselle henkilölle tai yritykselle, se saattaa toimia sinulle. Lisäksi jotkin palveluntarjoajat ja sähköyhtiöt ovat valmiita lähettämään ilmoituksesi ja lausuntosi postitse, jos pyydät.

Saatat kysyä. "Entä maksut? Maksan laskuni yleensä käsinkirjoitetuilla sekillä. Kuinka voin kiertää sen?" Nykyaikana ja teknologian aikakaudella on olemassa digitaalisia maksuratkaisuja, joita voit määrittää. Lisäksi verkkomaksuratkaisut tarjoavat käyttäjilleen helpon budjetin hallinnan ja mukavuuden.

Ja mainitsimmeko, että postimerkkien ja muiden paperituotteiden kustannukset ovat alhaisemmat?

Johtopäätös

Jotta voit järjestää, lajitella ja säilyttää asiakirjojasi turvallisesti, tarvitset työhön oikeat laitteet. Luota Iso-Britannian johtavaan valmistajaan ja palveluntarjoajaan World Wide Menus.

Me olemmehyvämaineinen ja kokenut yritys, tunnettu räätälöidyistä ja korkealaatuisista tuotteistaan. World Wide Menus tarjoaa laajan valikoiman tuotteita rengaskansioista kansioihin, jotka voidaan räätälöidä vastaamaan asiakkaan ainutlaatuisia tarpeita ja mieltymyksiä. Tallennatpa sitten taloudellisia, henkilökohtaisia tai yrityksesi tietoja, nämä tuotteet auttavat sinua pitämään asiakirjasi turvassa ja järjestyksessä.

Ota meihin yhteyttä jo tänään ja pyydä tarjous laadukkaista tuotteistamme.

Lukea:9 parasta rengaskansiota vuonna 2022 toimistosi ja elämäsi järjestämiseen